Slik leder du en endring uten å være prosjektleder

1. Skriv ned hva som skal bli bedre

Før du planlegger noe som helst, skriv én eller to setninger om hva som skal bli bedre, og for hvem. Ikke hva dere skal gjøre, men hva som skal være annerledes når dere er ferdige.

Eksempel: «Nyansatte har PC, tilganger og en fadder klar første dag, og vet hvem de kan spørre.»

Denne setningen er det viktigste du skriver. Den hjelper deg å si nei til det som ikke hører med, og den viser om dere lyktes. Les mer i slik skriver du et godt effektmål.

2. Finn ut hvem som må være med

Lag en kort liste over tre grupper:

• De som gjør jobben sammen med deg.
• De som må si ja, for eksempel lederen din eller den som har budsjettet.
• De som merker endringen, og som bør bli spurt før dere bestemmer for mye.

Snakk med noen fra den siste gruppen tidlig. Det sparer deg for mye arbeid senere.

3. Del arbeidet i faser

En endring går gjennom noen naturlige faser: først avklarer du, så planlegger du, så gjennomfører du, og til slutt sjekker du at det ble bedre. Det høres opplagt ut, men mange hopper rett til gjennomføring og må gå tilbake senere. I guiden om prosjektfaser finner du hva som bør være på plass i hver fase.

4. Gjør alltid neste steg tydelig

Lange oppgavelister gir sjelden fremdrift. Det som gir fremdrift, er at alle vet hva det neste steget er, hvem som gjør det og når. Skriv stegene så konkret at de kan gjøres på en dag eller mindre:

• Ikke «Fikse opplæring», men «Avtale opplæringsdato med IT».
• Ikke «Kommunikasjon», men «Sende e-post til avdelingen om hva som endres».

5. Følg opp kort og ofte

Et kvarter i uken er nok for de fleste endringer. Gå gjennom tre spørsmål: Hva ble gjort siden sist? Hva er neste steg? Er det noe som stopper oss? Skriv svarene der hele teamet ser dem, ikke i en e-post som blir borte.

6. Sjekk at det faktisk ble bedre

Når jobben er gjort, er det fristende å si seg ferdig. Gå tilbake til setningen fra steg 1 og sjekk om det ble som dere ønsket. Avtal hvem som følger med videre, og når dere ser på det igjen.

Når det stopper opp

Nesten alle endringer stopper opp en gang. Det vanligste er:

• Stegene er for store. Del dem opp til noe som kan gjøres denne uken.
• Ingen eier steget. Sett ett navn på hvert steg, ikke «alle».
• Målet er uklart. Gå tilbake til steg 1 og skriv det enklere.
• Det mangler en beslutning. Finn ut hvem som må bestemme, og be om det konkret.

Prosjektplassen er laget for akkurat denne måten å jobbe på: effekten øverst, fem faser og ett tydelig neste steg for hele teamet. Se hvordan prosjektverktøyet fungerer.